必须的六个程序文件—记录控制程序

1.     目的

对记录的标识、贮存、保护和处置进行控制，为证明产品和服务质量符合要求及质量管理体系有效运行提供证据，同时也为提供服务的可追溯性及制定纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。

2、适用范围

本程序适用于服务实现过程和质量管理体系运行中记录的控制

3、  职责

人力资源部负责记录的归口管理，以及内审、培训、纠正、预防措施等记录的管理

各部门负责本部门记录的管理

记录的填写人员对记录的真实、完整、准确和清晰性负责

4、  工作程序

记录的范围

凡是质量管理体系运行中的记录、报告以及与服务质量有关的信息等均属“记录i”包括：

（1）       与质量管理体系有关的记录：管理评审记录、文件控制记录、纠正、预防措施记录、基础设施和工作环境记录、产品过程监视和测量记录以及人力资源、培训记录等

（2）       与质量活动有关的记录：与产品（服务）有关的要求的评审记录、供方评价记录、产品标示记录、不规范服务、不合格品控制记录、顾客投诉处理记录、纠正和预防措施记录、质量计划相关记录等。

（3）       供方记录：产品证书、检疫化验等。

 记录的编号及表格设计

（1）       记录的编号按《文件管理规定》，由人力资源部统一管理

（2）       表格设计

人力资源部对记录各种表格进行全面策划，统筹安排，组织编制

记录格式由各有关部门设计，报人力资源部审查后试用，在试用中修改完善；

经试行确认适用后，由人力资源部编制“记录一览表”

行业统一规定的表格，按其规定执行

记录的填写与要求

（1）       记录及时、真实、完整、准时；字迹清晰、工整、易辨认；有记录人员签名及日期，一般用钢笔或圆珠笔填写；

（2）       记录不得随意涂改。当填错需更正时，只允许画改（能看清原文字或数据）。对于记录的数据更改时，应画改后盖上更改人印章或签名。

记录的管理

（1）       记录实行分部门的管理办法。各部门制定专人负责收集和保管记录

（2）       各部门将收集上来的各种记录分类登记编目、标识整理、装订和保管。

（3）       企业内部人员、为了追溯、验证或制定纠正和预防措施等目的，可查阅记录，确需借阅时应履行借阅手续，由保管部门领导批准。当合同有规定时，经主管副总经理批准后，允许顾客或其代表查阅、借阅的记录，不得更改、遗失或损坏。

（4）       归档、贮存、保管和处理

各种归档记录的保存期限“记录一览表”

记录的贮存地点应确保整洁、干净、防火、防潮、防虫蛀鼠咬，并防止损坏丢失

质量记录保存期满，由保存部门并列清单，报主管领导批准后销毁，执行《文件控制程序》，做好记录，保存销毁清单。

记录可采取各种媒体形式，如文字、照片、胶片、图片、磁带、磁盘等。

5、  支持性文件

6、  相关记录

《记录一览表》