一、目的:在本公司客户业务往来时,确保合约能有效的执行,满足客户的需求,并能维护公司的
利益。
二、范围:本程序所指之合约,包含与客户签订之合约与订单。合约明文规定之事项,如质量、规格、数量、交期、付款条件及其变更、终止、订单变更、合约终止,本公司的权利与义务等均属之。
三、权责:
3.1总经理/协理:签核、终止合约。
3.2业务部经理:负责与客户沟通联络,明确合约要求,主导合约审查。
3.3制造部
3.3.1.根据公司其它各相关生产协助部门工程部、品保部、资材课、业务部、关务回馈之信息及全厂生产制造能力、机械负荷能力向业务部回复最早之合理交期。
3.3.2.针对各协力单位所提出之问题点,负责追踪落实,确保交货日期。
3.4工程部
3.4.1.对订单之相关样品或图纸进行内部转化, 及对生产技术、生产工艺、作业指导书、作业标准等进行审查, 并将完成日期回复相关制造单位。
3.4.2.对订单产品所需之生产工艺、作业指导书、夹治具等情况作审查, 并回复相关制造部门相应完成日期。
3.5 模设课
模房对订单产品的所需模具情况作审查,并回复相关制造部门相应完成日期。
3.6.品保部
对订单产品所需之检验设备、检验标准、检验方式、规格及检验作业完成时间进行审查, 并回复相关制造单位。
3.7.关务:负责落实进口料件与出口的备案有关问题。
3.8.资材课: 负责及时供应原物料。
四.作业内容
4.1顾客需求的识别
业务部负责识别顾客对产品的需求和期望，根据顾客规定的订货要求，如书面订单 及口头订单等
4.1.1顾客明示的要求，包括产品质量要求及涉及可用性、交付、支持服务（如运输等）、价格等方面的要求。
4.1.2顾客没有明确要求，但预期或规定的用途所必要的产品要求，这是一类惯例，公司为满足顾客要求应作出承诺。
4.1.3顾客没有规定，但国家、行业强制性标准及法律法规规定的要求。
4.2对产品要求的评审
4.2.1在接受合同前，业务应对已经识别的顾客要求及本公司确定的附加要求组织相关部门对合同的产品要求事实评审。
4.2.2评审
4.2.2.1产品要求的评审应在合同签署前完成，应确保：
4.2.2.1.1产品要求（包括顾客的要求和公司自行确定的附加要求）得到规定。
4.2.2.1.2顾客没有以文件形式提供时（如口头订单），顾客要求于接受前应得到确认。
4.2.2.1.3与以前表述不一致的合同要求已经予以解决。
4.2.2.1.4公司有能力满足这些要求。
4.2.2.2合同的分类
4.2.2.2.1常规合同：含公司已生产过的产品类型的合同。
4.2.2.2.2非常规合同：常规合同以外的所有合同。
4.2.2.3业务负责将订单交相关部门进行生产及服务能力的确认。
4.2.2.4对于有现货的常规合同，业务会同工程与制造部主管沟通后，意见达成一致，确定交货期，在订单上签名即完成合同要求的评审。
4.2.2.5对于无现货的常规合同，业务与制造、采购对生产能力、交货日期及物料采购能力进行确认后，由业务确认交货日期，并在合同上签名即完成合同要求的评审。
4.2.2.6 对于非常规合同，除业务进行评审外，还需品保、生产、资材、工程对质量要求及交期等进行确认，并填写《合同评审表》，附于合同后，经总经理批准后方完成合同要求的评审。
4.2.2.7对于口头订单（如电话订货），应将相关内容填入《客户沟通登记表》中，经双方确认（可用传真件、电话记录等方式确认），并执行4.2.2.4~4.2.2.6相应条款的规定。
4.3合同的签署和实施
4.3.1对产品要求确认后，由业务签回合同：对老顾客的订单，业务在订单上签名回传后即视同签定合同；对于新顾客则必须签定正式合同。
4.3.2合同签定后，业务负责将相关的文件，根据各部门的需要发到相关部门，并填制《制令单》下发生产准备。
4.3.3业务负责合同执行的监督，根据需要及时将信息与顾客沟通。
4.4合同的变更
当产品合同因为某种原因需要变更时，需重新签定订单或订单补充协议，并经双方确认后生效；或与客户通过传真、电子邮件沟通。
七、记录
合同评审表
客户沟通登记表
制令单
